Дипломная работа: Организация архивного хранения в МИА «Россия сегодня»

Артикул: archiv0001

Год написания: 2017

Количество страниц: 124

1800 руб.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ. 3

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОГО ИНФОРМАЦИОННОГО АГЕНТСТВА ВНЕШНЕПОЛИТИЧЕСКОГО ВЕЩАНИЯ ЗА РУБЕЖОМ. 14

1.1 История создания МИА «Россия сегодня». 14

1.2 Деятельность МИА «Россия сегодня» на современном этапе. 23

1.3 Организация деятельности МИА «Россия сегодня». 27

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ В МИА «РОССИЯ СЕГОДНЯ» (НА ПРИМЕРЕ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА ДИРЕКЦИИ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ). 35

2.1 Состав документации в подразделениях МИА «Россия Сегодня» и организация работы с документами в целом. 35

2.2 Специфика состава документации договорного отдела Дирекции экономики и финансов МИА «Россия сегодня». 51

ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ. 65

3.1. Проблемы оптимизации документооборота и организации архивного хранения в современных условиях. 65

3.2 Организация различных форм архивного хранения МИА «Россия сегодня».  68

3.3 Направления совершенствования организации архивного хранения МИА «Россия сегодня». 82

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 91

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ. 97

ПРИЛОЖЕНИЕ. 105

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы обусловлена тем, что в условиях глобального перехода с бумажного на электронный документооборот проблема архивного хранения различной информации становится более острой и часто становится предметом широкой дискуссии не только документоведов и архивистов. Архивное хранение документов представляет собой обеспечительный, вспомогательный процесс в деятельности любой организации как государственного, так и коммерческого и некоммерческого секторов экономики.

Результатом прихода информационной эры и всеобщего распространения и широких возможностей печатающих и копирующих устройств в 90-х годах прошлого столетия стал резкий рост образования бумажных документов. Следствием этого становится рост архивов организаций и проблема высоких издержек хранения для их владельцев.

Еще один сложный вопрос связан с наличием больших массивов ранее накопленных бумажных документов, многие из которых в соответствии с законодательством должны храниться постоянно. В эру информационных технологий имеется реальная возможность освободиться от накопленных ведомственных бумажных архивов, переведя их в электронный вид.  Механизмы такого перевода, его целесообразность, а также возможность уничтожения бумажных аналогов после их оцифровки – вопросы, которые сейчас стоят на повестке дня многих ведомств и организаций.

Кроме того, особенности современного документооборота предполагают изменение роли и функций документационных служб. На первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Хотя в основе лежат всё те же основные направления ДОУ: создание и оформление документа, его регистрация, организация движения документов (согласование), контроль исполнения, информационно-справочная работа, экспертиза ценности и организация текущего хранения документов. Но содержание этих процессов кардинально меняется. Значение одних операций падает, например, информационно-справочная работа выполняется практически автоматически, других – возрастает, таких как обеспечение сохранности документов. Появляются новые задачи, например, обеспечение юридической значимости документа при его хранении, кардинально меняется форма документа.

Данная проблема актуальна и для различного рода средств массовой информации. На сегодняшний день в современном мире, где информация ежечасно меняется и обновляется, ее подача с правдивой и объективной стороны является главной задачей всех средств массовой информации, не говоря уже об информировании населения о текущей обстановке, как в мире, так и в стране, в каждом отдельно-взятом конкретном государстве.

МИА «Россия сегодня», организация архивного хранения документов которого, является в данной работе объектом исследования, объединяет различные новостные ленты, радиовещание, информационные порталы, мультимедийные международные пресс-центры, производство и распространение фотоматериалов и информационной графики, информационные площадки в социальных сетях и др.

В современных условиях стремительно развивающихся информационных электронных технологиях, постоянно обновляющихся уже каждые 5-10 лет, тем самым изменяя электронные программы хранения электронной документации, важным является то, как сохранить огромный массив информации, не только огромный архив фотографий и аудиозаписей, а также документы делопроизводства, договора, акты, дополнительные соглашения, приложения, информационные письма, заявки и многое другое.

Развитие рынка системы электронного документооборота происходит витками – новый импульс появляется каждые 3-5 лет. Перспективы его развития можно связать с несколькими возможными направлениями.

Первое – совершенствование существующей функциональности: развитие возможностей в области документооборота и появление новых подсистем для управления бизнес-процессами.

Вторым возможным направлением видится интеграция системы электронного документооборота с корпоративными системами, поддерживающими основной бизнес организации: ERP, CRM, приложениями для управления цепочками поставок. Важной задачей, связанной как с вопросами интеграции, так и с тематикой защиты информации, является поддержка межведомственного документооборота.

Работа с документами, контроль их исполнения, атрибутирование, актуализация контента, быстрый поиск необходимой информации – эти задачи не потеряли своей актуальности, но на сегодняшний день все они эффективно решаются средствами традиционной системы электронного документооборота.

Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием – требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам. Тем самым происходит реализация на практике новых задач управления документацией.

В связи с этим встает также вопрос и о правильной организации архивного хранения информации, как на традиционных бумажных носителях, так и в современных электронных базах данных, содержащихся в закрытых серверах организации для сохранения такого огромного объема банка данных.

Объект исследования — организация архивного хранения документов в МИА «Россия сегодня».

Предмет исследования — организация ведомственного хранения документов в МИА «Россия сегодня».

Цель дипломного проекта — анализ хранения документации в Международном Информационном агентстве «Россия сегодня» и разработка предложений по его совершенствованию.

Задачи исследования в соответствии с выбранной целью будут следующими:

  • изучить этапы истории создания МИА «Россия сегодня»;
  • охарактеризовать деятельность МИА «Россия сегодня» на современном этапе;
  • исследовать организацию деятельности МИА «Россия сегодня»;
  • рассмотреть и систематизировать состав документации в подразделениях МИА «Россия Сегодня» и организацию работы с документами в целом;
  • изучить состав документации договорного отдела Дирекции экономики и финансов МИА «Россия сегодня»;
  • раскрыть особенности организации различных форм архивного хранения МИА «Россия сегодня»;
  • изучить проблемы оптимизации документооборота и организации архивного хранения в современных условиях;
  • охарактеризовать направления совершенствования организации архивного хранения МИА «Россия сегодня».

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

В первой главе исследована история самой организации, начиная с предшественников — «Совинформбюро» и заканчивая современным этапом «Россия сегодня», ее структуре, целях и задачах, стоящих перед ней.

Во второй главе проведен анализ организации архивного хранения в МИА «Россия сегодня» (на примере договорного отдела Дирекции экономики и финансов).

В данной главе изучен состав документации в подразделениях МИА «Россия Сегодня» и организация работы с документами в целом, а также отражена специфика состава документации договорного отдела Дирекции экономики и финансов МИА «Россия сегодня».

Третья глава работы заключается в анализе основных направлений архивного хранения в организации, а также перспектив ее дальнейшего совершенствования и развития.

В частности, систематизированы проблемы оптимизации документооборота и организации архивного хранения компаний в современных условиях, изучена организация различных форм архивного хранения МИА «Россия сегодня», а также представлены направления совершенствования организации архивного хранения МИА «Россия сегодня» учитывая специфику деятельности медиахолдинга.

В приложениях приведены документы, связанные с деятельностью и архивным хранением в МИА «Россия сегодня». Так, приложение 1 отражает организационную структуру компании, а приложение 2 представляет собой номенклатуру дел в подразделениях со сроками хранения документов МИА «Россия сегодня».

 Теоретической базой исследования послужили научные работы и публикации исследователей-документоведов Ларина М.В., Гедровича Ф.А., Романченко Е.В., Бобылевой М.П., Кузнецова С.Л., Рогожина М.Ю., Непогода А.В., Линева А., Акимовой Г.П., Пашкина М.А., Пашкиной Е.В., Соловьева А.В., Ищейнова В.Я. и многих других.

В частности, в работах к. и. н., доц. М.П. Бобылевой представлены и проанализированы такие аспекты, как особенности современной информационной революции, понятие организационно-технологической формы документооборота, факторы развития новых форм управленческого документооборота, предложены примеры новых организационно-технологических форм документооборота[1].

Правила работы архивов организаций, в частности, документоведческие проблемы[2], а также обеспечение управления электронными документами в делопроизводстве и архивной деятельности, отражены в публикациях Ларина М.В[3].

Проблемы долгосрочного хранения электронных деловых документов изучаются в работах Г.П. Акимовой, М.А. Пашкина, Е.В. Пашкиной, А.В. Соловьева. Вклад данных авторов состоит в уточнении терминологии в области электронных архивов, в постановке задач обеспечения долговременного хранения и доступности электронного документа и анализе проблем их реализации, а также в разработке модели документа в электронном архиве долгосрочного хранения[4]. Перспективы развития технологий СЭД, а также синергетический эффект новых качеств системы электронного документооборота исследуются А. Линевым[5].

Документы отечественного телевидения 1990–2000-х годов изучаются в публикациях М.М. Жуковой[6]. Ее исследования посвящены основным правовым и организационным проблемам, актуальным для деятельности современных телевизионных и радиоархивов, которые рассматриваются на примере деятельности одного из крупнейших архивов телерадиокомпаний — Телерадиофонда Всероссийской государственной телевизионной и радиовещательной компании; а также содержат анализ архивоведческих и источниковедческих аспектов изучения документов телевидения на примере комплекса видеофонограмм Российского телевидения о деятельности отечественного парламента в 1990-2000-е гг.

В работах Гедрович Ф.А., посвященных научно-техническим проблемам архивоведения, отмечается, что ускорение процессов создания и развития технически обусловленных средств письма, смена технологий, носителей и форматов записи информации, множество сфер применения документационных массивов – это то, с чем постоянно в конце XX – начале XXI вв. сталкиваются архивы[7].

Наиболее зримым примером этих процессов, безусловно, являются цифровые технологии, которые находят все более широкое применение в практике создания аудиовизуальных документов. Поэтому перед применением этих технологий для документов постоянного хранения следует провести полномасштабное научно-экспериментальное изучение всех особенностей поведения используемых носителей цифровой информации в условиях долговременного естественного и искусственного старения.

В работе Макаровой А. К. отмечается, что в ближайшем будущем электронные архивы станут информационными центрами и серьезными источниками информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим, по мнению автора, проблемы отбора, учета и хранения электронных информационных ресурсов и пути их преодоления приобретают ключевое значение для организации такого рода архивов[8].

Научные работы по освещению различных теоретических и практических аспектов организации деятельности архивов современных компаний, анализу проблем обеспечения сохранности документов, предоставлению доступа к документам на бумажных и электронных носителях, систематизации материалов по внедрению и применению информационных технологий в работе архивов компаний, оценке проектов внедрения электронных архивов вышеперечисленных исследователей, вне всяких сомнений, имеют большое теоретическое и практическое значение для развития архивного дела в России, но только в небольшой мере предоставляют информацию для освоения и анализа вопроса организации архивного хранения на корпоративном уровне.

Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах «Вестник архивиста», «Делопроизводство» и «Отечественные архивы».

Так, в статье «Современные угрозы архивным документам» С. Егоров постарался привлечь внимание к проблеме обеспечения сохранности документов, которая требует дополнительного изучения, а именно: к угрозам архивным документам как факторам опасности[9].

В публикации Котюковой Т.В. в качестве проблем управления документацией как сферой профессиональной деятельности выделены высокий прирост документации, составляющий ежегодно 12 %, несовершенство нормативной базы в работе с электронными документами и недостаточное кадровое обеспечение процесса управления[10].

В статье Киселева И.Н. «Архивные информационные технологии на современном этапе» приведены статистические данные присутствия информационных технологий в работе архивов РФ[11].

В работах Попова А.С. отмечается, что в плане документационного обеспечения управления организаций по-прежнему перспективно создание электронных архивов. При этом серьезное внимание уделяется обеспечению не только сохранности документации, но и эффективного и удобного доступа, использованию удобных и надежных средств поиска по всему массиву имеющейся информации[12].

Анализ публикаций Жуковой М.П., посвященных рассмотрению сложных аспектов отбора документов для архивного хранения, показал, что в отборе документов на хранение прослеживаются два подхода: с одной стороны, требование строгого соблюдения правовых основ, с другой — отступление от них на практике[13].

В публикации Потупалова С.В., являющимся ведущим специалистом по документообороту «Shtokman Development AG», рассмотрен опыт формирования системы хранения документации в филиале иностранной организации, действующей на территории Российской Федерации[14].

Был также рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А.А., Савиной Г.А.[15], Сидоренко Е.В.[16], также посвященных опыту зарубежных и российских коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с различного рода источниками документов, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов, регламентации управленческих процедур[17].

В статье Савиной Г.А. проведен анализ использования информационных технологий в Архиве РАН. Автор констатирует, что сегодня Архив РАН располагает современным, удобным в работе программным обеспечением, которое позволяет пополнять электронный каталог базы данных разнообразными данными по истории науки и техники, вести учет и комплектование в режиме текущей работы Архива[18].

Данные источники предоставляют обширный материал для подробного анализа как нормативно-законодательной базы в области документоведения и архивного дела, так и дают возможность детально исследовать вопросы управления документооборотом в современных организациях, систематизировать практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения системы электронного документооборота. Однако, не умаляя значимость работ данных ученых, следует отметить, что научные исследования ученых-документоведов не подвергают прямому рассмотрению теоретических и практических аспектов организации хранения различного рода информационных источников и документов в медиахолдингах или информационных агентствах.

В процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников. Перечень источников можно разделить на следующие основные группы:

–       нормативные акты по вопросам организации, хранению, информатизации и управлению документацией;

–       национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с различными документами и внедрению систем управления документами;

–       научные исследования и публикации, посвященные вопросам изучению законодательной базы применительно к регулированию деятельности компаний, вопросам выбора и внедрения системы электронного документооборота;

–       аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;

–       материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота.

Источниками для написания работы были государственные указы и постановления СССР и РФ, президента и правительства. Источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы организации:

  • Устав фирмы;
  • должностные инструкции сотрудников;
  • приказы и указания руководства «Россия сегодня» внутри самой организации и другие материалы.

Также методической базой и теоретическим обоснованием дипломного исследования послужили действующие общегосударственные законодательно-нормативные и нормативно-методические акты, устанавливающие порядок документирования и хранения информации:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
  • Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»,
  • Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»,
  • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и иные нормативные и правовые акты.